FAQ - Solidays

SOMMAIRE

 

1. Conditions d'engagement

2. Inscriptions

3. Affectations

4. Equipe de ralliement

5. Derniers préparatifs

6. Modalités d'accueil sur site

 

 

***

 

 

1. Conditions d'engagement

 

 

Pour le montage/démontage

 

  • De quelle disponibilité dois-je faire preuve pour participer au montage/démontage ?

Pour rappel, cette année le démontage se déroulera du 4 au 20 juin et le démontage du 24 au 30 juin.

 

L'engagement est variable et modulable en fonction de ta disponibilité. Tu peux t'inscrire pour 1/2 journée, 1 journée ou même plusieurs semaines. Toute personne de bonne volonté, peu importe le temps dont elle dispose, est la bienvenue :)

 

 

Pendant l'exploitation

 

  • Puis-je être bénévole sur une seule journée du festival ?

Tout bénévole souhaitant s'investir sur Solidays doit s'engager à être, a minima, présent sur les 3 jours d'exploitation voire davantage pour les équipes qui requièrent une arrivée anticipée ou un départ plus tardif.

Merci de tenir compte des critères spécifiques à chaque équipe avant de t'engager et de formuler tes voeux.

 

  • Combien d’heures de bénévolat vais-je effectuer durant le festival ?

Sur les trois jours, chaque bénévole est sollicité.e sur sa mission en moyenne 7 heures par jour, soit environ 21 heures sur l’ensemble du festival. Selon les équipes, cela inclut parfois un travail de nuit.

 

  • Pendant mes temps libres, pourrai-je profiter des concerts et contenus proposés sur le festival ? 

Sur ces temps libres, l'accès aux animations du festival et aux concerts est gratuit. Ceci étant, les plannings font qu'il n'est jamais garanti que les bénévoles puissent assister aux concerts de leur choix. Cela est à prendre en compte pour choisir si cela te convient ou si tu préfères y être en tant que festivalier.e, auquel cas nous te conseillons d'acheter un pass sur notre billetterie.

 

...et bien entendu, nous te conseillons également de profiter de tes pauses pour te reposer et te remettre de tes émotions ! ;)

 

 

  • Quelles sont les bonnes pratiques à adopter dans le cadre de mon acte de volontariat ?

 

Le Volontariat demande a tou.te.s ses bénévoles de :

- Respecter les valeurs de l'association

- Ne pas porter son t-shirt lorsque tu souhaites profiter du festival sur tes temps de pause

- Ne pas te comporter comme un acteur de prévention et renvoyer toute personne qui te pose des questions vers le bénévoles Prévention (basé.e.s sur l'expo Sex in the City) ou vers le numéro spécial de Sida Info Service : 

- Informer ses chef.fe.s d'équipe ou un membre de l'association si tu es solliciter par un média pour une demande d'interview.

 

 

 

2. Inscriptions

 

 

Pour le montage/démontage

 

  • A quelle date les inscriptions pour le montage/démontage ouvriront-elles ?

Un formulaire dédié sera disponible sur la Bénébox vers la mi-mai.

 

  • Jusqu’à quand puis-je m’inscrire en tant que bénévole pour le montage/démontage ?

Il n'y a pas de date de clôture des inscriptions. Celles-ci seront disponibles jusqu'à ce que tous nos besoins en bénévoles soient pourvus. 

 

Une fois les besoins pourvus, nous ouvrirons une liste d'attente pour parer d'éventuels désistement. N'hésite donc pas à t'inscrire même après la mise en ligne de la liste d'attente.

 

 

Pendant l'exploitation

 

  • A quelle date les inscriptions à Solidays ouvriront-elles ?

Les inscriptions ouvriront début avril.

 

Attention : pour pouvoir accéder au formulaire d'inscription, il faudra au préalable que tu aies réglé/renouvelé ta cotisation pour l'année en cours. 

 

  • Jusqu’à quand puis-je m’inscrire en tant que bénévole Solidays ?

Il n'y a pas de date de clôture des inscriptions. Celles-ci seront disponibles jusqu'à ce que tous nos besoins en bénévoles soient pourvus. Bien entendu, plus vite tu t'inscris, et plus tu as de chance de faire partie de l'aventure.

 

  • Mon inscription au formulaire me garantit-elle une place de bénévole sur l'exploitation ?

Non !

Ta présence est garantie dès lors que tu reçois ton affectation.

 

  • Quelles sont les différentes équipes investies sur Solidays et quelles sont les missions qui leur sont confiées ?

Il existe une grande variété d'équipe dans lesquelles tu peux t'investir et les missions qui leur sont confiées sont tout aussi variées. Tu trouveras un descriptif des équipes ici.

 

  • Puis-je choisir au sein de quelle équipe je vais m’investir ? 

Dès l’ouverture des inscriptions, tu pourras formuler plusieurs voeux d'affectation. Nous procéderons alors à ton affectation en tenant compte de ton profil, des voeux formulés et de l'effectif des équipes choisies.

 

  • Dois-je posséder des compétences spécifiques pour devenir bénévole durant le festival ? 

La plupart des missions proposées aux bénévoles sur Solidays ne requièrent pas de compétences particulières. L'essentiel est de partager les valeurs que nous portons et d'être motivé.e car il s'agit d'un investissement important.

 

Ceci étant, certaines équipes dite à "recrutement spécifique" nécessitent d'avoir une expérience significative dans les domaines mentionnés. Nous te demanderons de décrire tes expériences passées pour pouvoir prétendre aux postes en question. 

 

  • Une seule équipe m’intéresse, puis-je l’indiquer plusieurs fois dans mes choix ?

Il est tout à fait possible d'émettre un choix unique en renseigner l'équipe choisie dans les 3 champs de voeux. Cependant, ce n'est pas une stratégie que nous recommandons car c'est prendre le risque de ne pas recevoir d'affectation et de ne pas pouvoir participer au festival.

  • Je suis sur liste d'attente pour l'exploitation, puis-je tout de même me rendre utile ?​

Oui !

Si tu as du temps pour nous prêter main forte sur le montage/démontage. Tu es le.la bienvenu.e !

 

  • Je suis sur liste d'attente pour l'exploitation, participer au montage/démontage maximise-t-il mes chances d'être affecté.e ?

​Oui !

Nous affectons en priorité les bénévoles inscrit.e.s sur liste d'attente qui participent au montage/démontage pour les remercier de leur disponibilité.

 

  • Je suis sur liste d'attente pour l'exploitation, jusqu'à quand puis-je être contacté.e ?

Il peut arriver que nous fassions face à des désistements extrêmement tardifs qui nous poussent à contacter des bénévoles inscrit.e.s sur liste d'attente jusqu'aux derniers jours précédant le festival.

 

 

3. Affectations

 

 

Pour le montage/démontage

 

  • Quels critères sont pris en compte pour procéder aux affectations ? 

 

Chaque semaine, les chef.fe.s d'équipe qui encadrent le montage/démontage font le point sur leurs besoins en bénévoles et les inscriptions reçues. Il.elle.s contactent ensuite les bénévoles qui se sont porté.e.s volontaires pour les informer des créneaux sur lesquels il.elle.s sont attendu.e.s à Longchamp pour participer au montage/démontage.

 

 

Pour l'exploitation

 

  • Quels critères sont pris en compte pour procéder aux affectations ? 

​Lorsque nous affectons les bénévoles dans les différentes équipes, nous tenons compte de plusieurs critères :

- leur profil

- leurs voeux

- les effectifs nécessaires au bon fonctionnement de chaque équipe...

 

  • Puis-je être affecté.e dans la même équipe que mon/mes ami.e.s ?

Nous ne pouvons pas le garantir mais nous essayons, dans la mesure du possible, d'affecter les ami.e.s dans les mêmes équipes.

Pour maximiser tes chances, choisis plutôt des équipes à effectif conséquent et mentionnez chacun les ami.e.s avec qui vous souhaitez vous retrouver.

 

  • Combien de temps prend le processus d'affectation ?

Le processus d'affectation prend beaucoup de temps car il suppose de croiser de nombreux critères. Nous faisons notre maximum pour affecter les bénévoles dans les meilleurs délais. Merci pour ta patience :)

 

  • Comment serai-je informé.e de mon affectation ?

A chaque vague d'affectation, un message d'alerte sera posté sur le Facebook Bénévoles Solidarité Sida. Il te suffira alors de te connecter à la Bénébox et de consulter la rubrique "Mes événements" située en bas de ton profil).

 

 

4. Equipe de ralliement

 

 

Pour le montage/démontage

 

  • Comment serai-je informé.e de mon équipe de ralliement ?

Après avoir rempli le formulaire d'inscription pour le montage/démontage, tu seras contacté.e par les che.fe.s d'équipe qui te préciserons le ou les créneaux sur lesquels tu seras attendu.e à Longchamp.

Sur place, un briefing sera réalisé en début de chaque demi-journée pour te communiquer ton équipe de ralliement et tes missions.

 

 

Pendant l'exploitation

 

  • Que se passe-t-il une fois que j'ai été affecté.e ?

 

Tes chef.fe.s d'équipes prennent contact avec toi pour te souhaiter la bienvenue dans leur équipe. A partir de cet instant, ils.elles deviennent tes interlocuteur.trice.s pivilégié.e.s pour toute demande de renseignement. Ce seront eux qui t'encadreront pendant l'exploitation.

 

 

5. Derniers préparatifs

 

  • A qui puis-je m'adresser pour obtenir toutes les informations pratiques dont j'ai besoin pour préparer mon arrivée et ma prise de poste ?

Comme évoqué ci-dessus, tes chef.fe.s d'équipe ont pour mission de te communiquer tous les éléments dont tu as besoin pour effectuer ta mission de bénévole dans les meilleures conditions. N'hésite pas à les solliciter ! 

 

  • Que dois-je emmener sur le festival ? 

Nous préconisons d'emporter :

- de quoi vivre sur le festival dans les meilleures conditions (tente, matelas, duvet, lampe de poche, maillot de bain pour les douches extérieures (en plus des douches cabines individuelles), batterie portable nomade pour recharger ton téléphone…

- tous tes t-shirts Volontaires Solidarité Sida (si j’en possède déjà)

- des vêtements fonctionnels et pratiques (chaussures FERMEES et confortables afin d’assurer ta sécurité sur le site, affaires chaudes pour le soir, k-way pour la pluie, chapeau et lunettes de soleil, vêtements qui ne craignent pas...

- tout le matériel nécessaire pour prendre soin de toi (gourde, médicaments éventuels, pansements, désinfectant, barres de céréales, crème solaire, anti-moustique,...)

 

Enfin, pour te prémunir contre pertes et vols éventuels, laisse chez toi tous tes objets de valeur mais prends un peu d’argent liquide au cas où ;)

 

  • Je n’ai pas de tente, pouvez-vous m’en prêter une ?

Nous ne disposons malheureusement pas de l'équipement nécessaire pour héberger tous les bénévoles. Deux possibilités s'offrent donc à toi; soit acheter ta propre tente, soit trouver un.e ami.e bénévole qui voudra bien t'héberger ;)

 

  • J’ai de la place dans ma tente, comment contacter un.e autre bénévole pour co-tenter ?

 

Si tu souhaites proposer une place dans ta tente à un autre bénévole, tu peux poster une annonce sur le groupe Facebook des bénévoles Solidarité Sida. 

 

 

 

6. Modalités d'accueil sur site

 

 

> Pendant le montage/démontage

 

  • Comment serai-je hébergé.e si je participe au montage/démontage ?

​Les bénévoles qui participent au montage/démontage pendant plusieurs jours sont hébergé.e.s (s'ils.elles le souhaitent) sur un camping dédié aux bénévoles. Ce camping est aménagé à l'intérieur du site, spécifiquement pour l'occasion. Il comprend un espace de repos et des sanitaires. 

 

Attention : n'étant malheureusement pas en mesure de fournir les tentes pour loger tous les bénévoles, nous te demandons de venir équipé de ta propre tente ou de faire du co-tentage avec un.e ami.e si tu viens avec d'autres bénévoles.

 

  • Suis-je nourri.e durant le montage/démontage ?

Un espace de restauration (Catering) est mis à disposition pour que les bénévoles se restaurent.

- Les déjeuners sont pris en charge pour les bénévoles qui s'inscrivent à une journée complète de montage/démontage.

- Les dîners sont pris en charge pour les bénévoles qui s'inscrivent à une après-midi et une matinée consécutives de montage/démontage et qui passent la nuit sur site.

- Les petits-déjeuners sont pris en charge pour les bénévoles qui passent la nuit précédant leur prise de poste sur le site.

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> Pendant l'exploitation

 

  • Comment les bénévoles sont-ils hébergé.e.s durant le festival ? 

Un camping surveillé dédié aux bénévoles est spécialement mis en place. Il te suffit d’apporter ta tente, que tu peux partager avec d’autres bénévoles !

 

Attention : l’accès à l’hippodrome de Longchamp depuis les transports est relativement long. Nous invitons donc l’ensemble des bénévoles à dormir sur site tout le week-end, sauf si tu as une solution de logement très proche de l’hippodrome de Longchamp.

 

  • Serai-je nourri.e durant le festival ? 

Tes repas sont pris en charge pour toute la durée du festival.

 

Un pique-nique est proposé au sein du QG Volontaires le vendredi midi et des tickets sont fournis pour tous les autres repas. Ils te permettent de manger dans les concessions présentes sur le site.

 

  • Les bénévoles peuvent-ils profiter d'une zone dédiée sur le festival ?

 

Oui !

 

Le QG Volontaires est un espace aménagé en backstage pour accueillir tous les bénévoles qui travaillent sur le site.

A ton arrivée le vendredi, le bénévoles affecté.e.s à l'équipe QG Volontaires t'accueillerons et te proposerons un pique-nique pour te restaurer avant l'ouverture du site. C'est également au sein du QG que tu pourrais déposer tes affaires (en attendant de pouvoir t'installer sur le Camping dédié aux bénévoles) et retirer ton t-shirt Volontaire.

 

Tout au long du weekend, tu pourras profiter de tes temps de pause pour venir te reposer au QG ou profiter d'un moment de convivialité avec d'autres bénévoles :)

 

 

***

 

 

Si tu te poses d'autres questions que celles référencées dans cette FAQ, n'hésite pas à nous écrire à volontariat@solidarite-sida.org afin que nous puissions l'enrichir.

 
Dernière modification : 26/06/2019