SOMMAIRE
1. Conditions d'engagement
2. Inscriptions
3. Affectations
4. Equipe de ralliement
5. Derniers préparatifs
6. Modalités d'accueil sur site
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Pour rappel :
- Le montage/démontage, c'est la période en amont (3 semaines) et en aval (1 semaine) du festival.
- L'exploitation, ce sont les 3 jours de festival.
1. Conditions d'engagement
> Pour le montage/démontage
Cette année le montage se déroulera du 6 au 23 juin et le démontage du 27 juin au 1er juillet.
L'engagement est variable et modulable en fonction de ta disponibilité. Tu peux t'inscrire pour 1/2 journée, 1 journée ou même plusieurs semaines. Toute personne de bonne volonté, peu importe le temps dont elle dispose, est la bienvenue :)
> Pendant l'exploitation
Tout bénévole souhaitant s'investir sur Solidays doit s'engager à être, a minima, présent sur les 3 jours d'exploitation voire davantage pour les équipes qui requièrent une arrivée anticipée ou un départ plus tardif.
Pense à tenir compte des critères spécifiques à chaque équipe avant de t'engager et de formuler tes vœux.
Sur les trois jours, chaque bénévole est sollicité·e sur sa mission en moyenne 7 heures par jour, soit environ 21 heures sur l’ensemble du festival. Selon les équipes, cela inclut parfois un travail de nuit.
Sur ces temps libres, l'accès aux animations du festival et aux concerts est gratuit. Ceci étant, les plannings font qu'il n'est jamais garanti que les bénévoles puissent assister aux concerts de leur choix. Cela est à prendre en compte pour choisir si cela te convient ou si tu préfères y être en tant que festivalier·e, auquel cas nous te conseillons d'acheter un pass sur notre billetterie.
...et bien entendu, nous te conseillons également de profiter de tes pauses pour te reposer et te remettre de tes émotions ! ;)
Le Volontariat demande a tou·te·s ses bénévoles de :
- Respecter les valeurs de l'association
- Ôter son t-shirt "Volontaire" lors des temps de pause pour profiter du festival
- Ne pas se comporter comme un acteur de prévention et renvoyer toute personne qui pose des questions vers le bénévoles Prévention (basé·e·s sur l'expo Sex in the City) ou vers le numéro spécial de Sida Info Service : 0 800 84 08 00.
- Informer ses chef·fe·s d'équipe ou un membre de l'association des éventuelles sollicitations par un média pour une demande d'interview.
2. Inscriptions
> Pour le montage/démontage
Un formulaire dédié sera disponible sur la Bénébox vers la mi-mai.
Il n'y a pas de date de clôture des inscriptions. Celles-ci seront disponibles jusqu'à ce que tous nos besoins en bénévoles soient pourvus.
Une fois les besoins pourvus, nous ouvrirons une liste d'attente pour parer d'éventuels désistement. N'hésite donc pas à t'inscrire même après la mise en ligne de la liste d'attente.
> Pendant l'exploitation
Les inscriptions ouvriront le 8 avril 2022 à 18h.
Attention : pour pouvoir accéder au formulaire d'inscription, il faudra au préalable que tu aies réglé/renouvelé ta cotisation pour l'année en cours.
Il n'y a pas de date de clôture des inscriptions. Celles-ci seront disponibles jusqu'à ce que tous nos besoins en bénévoles soient pourvus. Bien entendu, plus vite tu t'inscris, et plus tu as de chance de faire partie de l'aventure ;)
Non.
Ta présence est garantie dès lors que tu reçois ton affectation.
Il existe une grande variété d'équipes dans lesquelles tu peux t'investir et les missions qui leur sont confiées sont tout aussi variées. Tu trouveras un descriptif des équipes ici.
Dès l’ouverture des inscriptions, tu pourras formuler plusieurs vœux d'affectation. Nous procéderons alors à ton affectation en tenant compte de ton profil, des vœux formulés et de l'effectif des équipes choisies.
La plupart des missions proposées aux bénévoles sur Solidays ne requièrent pas de compétences particulières. L'essentiel est de partager les valeurs que nous portons et d'être motivé·e car il s'agit d'un investissement important.
Ceci étant, certaines équipes dite à "recrutement spécifique" nécessitent d'avoir une expérience significative dans les domaines mentionnés. Nous te demanderons de décrire tes expériences passées pour pouvoir prétendre aux postes en question.
Il est tout à fait possible d'émettre un choix unique en renseignant l'équipe choisie dans les 3 champs de vœux. Cependant, ce n'est pas une stratégie que nous recommandons car c'est prendre le risque de ne pas recevoir d'affectation et de ne pas pouvoir participer au festival.
Oui !
Si tu as du temps pour nous prêter main forte sur le montage/démontage. Tu es le·la bienvenu·e !
Oui !
Nous affectons en priorité les bénévoles inscrit·e·s sur liste d'attente qui participent au montage/démontage pour les remercier de leur disponibilité.
Je suis sur liste d'attente pour l'exploitation, jusqu'à quand puis-je être contacté·e ?
Il peut arriver que nous soyons confrontés à des désistements extrêmement tardifs qui nous poussent à contacter des bénévoles inscrit·e·s sur liste d'attente jusqu'aux derniers jours précédant le festival.
3. Affectations
> Pour le montage/démontage
Chaque semaine, les chef·fe·s d'équipe qui encadrent le montage/démontage font le point sur leurs besoins en bénévoles et les inscriptions reçues. Iels contactent ensuite les bénévoles qui se sont porté·e·s volontaires pour les informer des créneaux sur lesquels iels sont attendu·e·s à Longchamp pour participer au montage/démontage.
> Pour l'exploitation
Lorsque nous affectons les bénévoles dans les différentes équipes, nous tenons compte de plusieurs critères :
- leur profil
- leurs vœux
- les effectifs nécessaires au bon fonctionnement de chaque équipe
- les ami·e·s mentionné·e·s...
Nous ne pouvons pas le garantir mais nous essayons, dans la mesure du possible, d'affecter les ami·e·s dans les mêmes équipes.
Pour maximiser tes chances, choisis plutôt des équipes à effectif conséquent et mentionne chacun des ami·e·s avec qui tu souhaites vous retrouver.
Le processus d'affectation prend beaucoup de temps (plusieurs semaines) car il suppose de croiser de nombreux critères. Nous faisons notre maximum pour affecter les bénévoles dans les meilleurs délais. Merci pour ta patience :)
A chaque vague d'affectation, un message d'alerte sera posté sur le Facebook Bénévoles Solidarité Sida. Il te suffira alors de te connecter à la Bénébox et de consulter la rubrique "Mes événements" située en bas de ton profil).
4. Equipe de ralliement
> Pour le montage/démontage
Après avoir rempli le formulaire d'inscription pour le montage/démontage, tu seras contacté·e par les che·fe·s d'équipe qui te préciseront le ou le(s) créneau(x) sur lesquels tu seras attendu·e à Longchamp.
Sur place, un briefing sera réalisé en début de chaque demi-journée pour te communiquer ton équipe de ralliement et tes missions.
> Pendant l'exploitation
Tes chef·fe·s d'équipes prennent contact avec toi pour te souhaiter la bienvenue dans leur équipe. A partir de cet instant, iels deviennent tes interlocuteur·rice·s pivilégié·e·s pour toute demande de renseignement. Ce seront eux qui t'encadreront pendant l'exploitation.
5. Derniers préparatifs
Comme évoqué ci-dessus, tes chef·fe·s d'équipe ont pour mission de te communiquer tous les éléments dont tu as besoin pour effectuer ta mission de bénévole dans les meilleures conditions. N'hésite pas à les solliciter !
Nous préconisons d'emporter :
- de quoi vivre sur le festival dans les meilleures conditions (tente, matelas, duvet, lampe de poche, maillot de bain pour les douches extérieures (en plus des douches cabines individuelles), batterie portable nomade pour recharger ton téléphone…
- tous tes t-shirts Volontaires Solidarité Sida (si tu en possèdes déjà)
- des vêtements fonctionnels et pratiques (chaussures FERMEES et confortables afin d’assurer ta sécurité sur le site, affaires chaudes pour le soir, k-way pour la pluie, chapeau et lunettes de soleil, vêtements qui ne craignent pas...
- tout le matériel nécessaire pour prendre soin de toi (gourde, médicaments éventuels, pansements, désinfectant, barres de céréales, crème solaire, anti-moustique,...)
Enfin, pour te prémunir contre pertes et vols éventuels, laisse chez toi tous tes objets de valeur mais prends un peu d’argent liquide au cas où ;)
Nous ne disposons malheureusement pas de l'équipement nécessaire pour héberger tou·te·s les bénévoles. Deux possibilités s'offrent donc à toi; soit acheter ta propre tente, soit trouver un·e ami·e bénévole qui voudra bien t'héberger ;)
Si tu souhaites proposer une place dans ta tente à un·e autre bénévole, tu peux poster une annonce sur le groupe Facebook des bénévoles Solidarité Sida.
6. Modalités d'accueil sur site
> Pendant le montage/démontage
Les bénévoles qui participent au montage/démontage pendant plusieurs jours sont hébergé·e·s (si iels le souhaitent) sur un camping dédié aux bénévoles. Ce camping est aménagé à l'intérieur du site, spécifiquement pour l'occasion. Il comprend un espace de repos et des sanitaires.
Attention : n'étant malheureusement pas en mesure de fournir les tentes pour loger tou·te·s les bénévoles, nous te demandons de venir équipé·e de ta propre tente ou de faire du co-tentage avec un·e ami·e si tu viens avec d'autres bénévoles.
Un espace de restauration (Catering) est mis à disposition pour que les bénévoles se restaurent.
- Les déjeuners sont pris en charge pour les bénévoles qui s'inscrivent à une journée complète de montage/démontage.
- Les dîners sont pris en charge pour les bénévoles qui s'inscrivent à une après-midi et une matinée consécutives de montage/démontage et qui passent la nuit sur site.
- Les petits-déjeuners sont pris en charge pour les bénévoles qui passent la nuit précédant leur prise de poste sur le site.
> Pendant l'exploitation
Un camping surveillé dédié aux bénévoles est spécialement mis en place. Il te suffit d’apporter ta tente, que tu peux partager avec d’autres bénévoles !
Attention : l’accès à l’hippodrome de Longchamp depuis les transports est relativement long. Nous invitons donc l’ensemble des bénévoles à dormir sur site tout le week-end, sauf si tu as une solution de logement très proche de l’hippodrome de Longchamp.
Tes repas sont pris en charge pour toute la durée du festival.
Un pique-nique est proposé au sein du QG Volontaires le vendredi midi et des tickets sont fournis pour tous les autres repas. Ils te permettent de manger dans les concessions présentes sur le site.
Oui !
Le QG Volontaires est un espace aménagé en backstage pour accueillir tou·te·s les bénévoles qui travaillent sur le site.
A ton arrivée le vendredi, le bénévoles affecté·e·s à l'équipe QG Volontaires t'accueilleront et te proposeront un pique-nique pour te restaurer avant l'ouverture du site. C'est également au sein du QG que tu pourras déposer tes affaires (en attendant de pouvoir t'installer sur le Camping dédié aux bénévoles) et retirer ton t-shirt Volontaire.
Tout au long du weekend, tu pourras profiter de tes temps de pause pour venir te reposer au QG ou profiter d'un moment de convivialité avec d'autres bénévoles :)
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Si tu te poses d'autres questions que celles référencées dans cette FAQ, n'hésite pas à nous écrire à volontariat@solidarite-sida.org afin que nous puissions l'enrichir.